mails langfristig und sw-unabhaengig archivieren

[werner_q]

Irgendetwas sagt mir zwar, dass Du diesen Vorschlag nicht in die engere Wahl ziehen wirst... aber warum nicht einfach alle Mails an gMail weiterleiten? Und wegen der Redundanz nochmal an Outlook.com.

* jahre ueberdauern - check (solange wir nicht von etlichen Jahrzehnten reden, würde ich mir keine Sorgen machen)
* unabhaengig vom aktuellen mail-programm gelesen werden koennen - check
* zum spaetern lesen gar keinen mail-client benoetigen - check
* speicherung auf externen datentraegern - schon irgendwie auch check
* ergaenzend: die man in einem buecherregal aufbewahren kann - na gut. das nicht

[jutta]

interessanter vorschlag. danke! an serverloesungen hatte ich auch schon vage gedacht. allerdings:

selbst unter der voraussetzung, dass gmail (oder ein nachfolgedienst) noch in jahrzehnten funktioniert und dass die zugangsdaten erhalten bleiben, gibt es damit 2-3 probleme.

1. durch das forwarden in die gmal-mailbox bekommen alle mails einen neuen absender (mich) und ein neues absendedatum. dadurch werden alle urspruenglichen threads und sonstigen zusammenhaenge zerstoert oder zumindest sehr schwer nachvollziehbar.

2. wenn die mails in einem funktionierenden mailsystem gelagert werden, besteht die gefahr, dass sie irrtuemlich oder absichtlich beantwortet oder weitergeleitet werden. das waere ein riesiges datenschutz-problem. ich kann bei historiker_innen und studierenden in diesem bereich zwar voraussetzen, dass sie sich der datenschutzproblematik bei der auswertung von persoenlicher korrespondenz noch lebender personen bewusst sind, aber ich kann nicht voraussetzen, dass sie nie einen fehler machen. daher muss ich so gut wie moeglich vorbeugen.

und ja, es geht hier nicht um einige jahre, sondern um zumindest jahrzehnte.

[jutta]

exkurs zu den kommerziellen loesungen:

angeregt durch Viennaboys frage

Reden wir jetzt von einen professionellen System oder von einer Home Bastel Lösung?

habe ich gestern nach kommerziellen mail archivierungssystemen gesucht.

fazit: die sind für ganz andere zwecke konzipiert als ich sie brauche und daher in meinem fall maximal mit einiger wurschtelei zu gebrauchen.

angeschaut habe ich mir mailstore server http://www.mailstore.com/de/mailstore-server.aspx barracuda message archiver https://www.barracudanetworks.com/ns/pr ... erview.php und heinlein elements mail-archiv http://www.heinlein-support.de/mail-archiv/

alle 3 arbeiten mit proprietären formaten und alle 3 unterstuetzen vor allem windows / ms office loesungen und sind vor allem fuer die laufende automatische aktivierung von zukuenftigen e-mail geeignet. der import bereits vorhandener mails setzt in der regel handarbeit voraus, vor allem, wenn bisher andere mail-clients als outlook verwendet wurden. sehr positiv angetan bin ich vom heinlein-support: die antwort auf meine frage (per mail) kam binnen 20 minuten.

also: fuer mich nichts, aber falls jemand eine archivierungsloesung fuer ein unternehmen sucht, das seine e-mail-korrespondenz nach (deutschen) steuerrechtlichen vorschriften archivieren muss, sicher interessant.

die kosten reichen von dreistellig bis fuenfstellig, wobei man neben dem einkauf auch noch jaehrliche lizenzkosten einplanen muss.

peer heinlein hat mir fuer meine aufgabenstellung uebrigens geraten, die in the bat integrierte exportfunktion zu benuetzen, um die mails ins mbox format zu exportieren (je nach groesse alle in ein einziges file oder in jaehrliche / monatliche files aufgesplittet)

[jutta]

zur abwechslung eine frage, weil es nicht so geht, wie erwartet:

.eml dateien kann man unter anderem mit dem IE öffnen. soweit die theorie. im büro (win 7, IE 8) funktioniert das auch.

auf dem rechner daheim (win xp pro, IE 8) sagt der IE stur "Die Adresse ist ungültig". ich habe die datei schon an andere orte kopiert, damit der pfad kürzer wird, es sind keine obskuren sonderzeichen drin, die datei geht mit dem mailprogramm und mit dem editor anstandslos auf, ist also auch nicht beschaedigt.

was uebersehe ich?

[OE8TTQ]

Also beim Format der Emails würde ich auch .eml sagen , wie schon erwähnt zur Not auch mit einem Editor lesbar.
Zur Aufbewahrung würd ich HDDs, USB Sticks und CD und/oder DVD verwenden , und alle Medien z.b jährlich prüfen und ggf.
auf neue Medien umkopieren. Alles andere hat das Problem, das es zu speziell oder selten ist, als das die Lesegeräte dafür in Jahren auch noch verfüg- und anschliessbar wären. Versucht mal Daten von einer RLL oder MFM Festplatte zu holen.
Ich hab noch DLT VS80 Bänder zuhause, die halten angeblich min. 30 Jahre , aber in 30 Jahren sind die Laufwerke sicher im Eimer (Kondensatoren,Gummiteile usw.)

lg Thomas

[lordpeng]

>Ich hab noch DLT VS80 Bänder zuhause die halten angeblich min. 30 Jahre , aber in 30 Jahren sind die Laufwerke sicher im Eimer
das problem hast im grunde bei jedem mediumtyp - wobei ich von der haltbarkeit magnetbänder (bei richtiger lagerung) noch wesentlich besser empfinde als festplatten, cd's oder sonstwas ... die bänder dürften vermutlich ohne weiteres 30 jahre halten, das dazugehörige laufwerk sicherlich nicht, ABER es gibt professionelle firmen, die das umkopieren von alten magnetbändern auf neue generationen als dienstleistung anbieten und diese haben für gewöhnlich etliche laufwerke als reserve

bei festplatten hast halt den nachteil, dass diese schnittstellenabhängig sind und usb sticks bzw. speicherkarten gibts noch nicht lang genug um irgendwelche brauchbaren erfahrungswerte zu haben ...

[Viennaboy]

bei festplatten hast halt den nachteil, dass diese schnittstellenabhängig sind

Ne 10 Jahre alte IDE Platte kannst doch immer noch anhängen?

[lordpeng]

ide is _DERZEIT_ wohl noch kein problem, aber bei diversen scsi varianten könnts auch heute schon durchaus lustig werden, da bekommst für weniger gängige scsi-standards heute schon nur mehr sehr schwierig passende adapter ...

... aber du bist vermutlich zu jung um die blütezeit der scsi geräte miterlebt zu haben ...

[al]

.eml dateien kann man unter anderem mit dem IE öffnen. soweit die theorie. im büro (win 7, IE 8) funktioniert das auch. auf dem rechner daheim (win xp pro, IE 8) sagt der IE stur "Die Adresse ist ungültig".

Emails im Browser öffnen? Erzähl, wie das gehen soll...

Aber .eml ist doch standard mbox Format (ggf. muß man die from Einführungszeile ergänzen), das kannst ja zB mit Thunderbird öffnen...

/al

[max_payne]

Also ich würds mit Magnetband und Ausdruck als PDF versuchen... PDF ist zwar softwaregebunden, aber das wird schätzungsweise nicht so schnell verschwinden... oke... wer weiß das schon... du kannst ja noch einen Export als HTML machen, das sollt zumindest noch lesbar sein.

Wenn dir viel daran liegt, kannst dich ja im Bunker in der Schweiz einmieten...

http://content.stuttgarter-zeitung.de/s ... rheit.html

lg

[lordpeng]

>Also ich würds mit Magnetband und Ausdruck als PDF versuchen...
>PDF ist zwar softwaregebunden, aber das wird schätzungsweise nicht so schnell verschwinden

wieso pdf? gerade bei mails ist es naheliegend diese im klartext zu speichern, weil klartext files wird man in 30 jahren sicherlich noch öffnen können, bei einem binärformat (welches auch immer) wär ich mir da ned so sicher und eventuelle binäre attachments bekommt man aus einem textfile auch raus, was bei pdf ned der fall ist, es sei denn man würde die attachments ins PDF packen (was an sich ja möglich, aber der kompatibilität eher abträglich ist) ...

[jutta]

> Emails im Browser öffnen? Erzähl, wie das gehen soll...

im prinzip einfach mit rechtsklick - oeffnen mit ... die idee stammt nicht von mir, sondern findet sich x-mal im web. und im prinzip funktioniert es auch, nur halt nicht auf meinem pc daheim.

> Aber .eml ist doch standard mbox Format (ggf. muß man die from Einführungszeile ergänzen), das kannst ja zB mit Thunderbird öffnen...

schon klar. warum ich es trotzdem mit dem browser teste:

1. soll das ganze auf einem recherche-computer funktionieren, der in einer bibliothek steht. dort wird eventuell kein mail-programm installiert sein, da er ja nicht zum e-mailen gedacht ist.

2. soll es nicht (leicht) passieren, dass archivierte mails irrtuemlich oder absichtlich weiter geleitet werden. wenn kein mailprogramm mitspielt, ist die gefahr gleich deutlich geringer.

@pdf ja/nein:

der export in pdf hat bei meinen bisherigen tests recht gut funktioniert.

vorteile: sieht aus wie ein "ausgedrucktes" mail, kann nicht irrtuemlich veraendert werden. (*absichtlich* kann man alles veraendern/verfaelschen). kann nicht irrtuemlich im mail-programm geoeffnet und weiter geleitet werden.

nachteile: die durchsuchbarkeit funktioniert weniger gut als erwartet, jedenfalls ohne spezielle pdf-indexier- und -durchsuchprogramme. bei insgesamt 75.000 mails ist die volltextsuche aber essentiell.
die LANGfristige kompatibilitaet (50 jahre, 100 jahre, 200 jahre) ist unsicherer als bei reinem text.

wie schon erwaehnt, wird es darauf rauslaufen, dass ich die mails in mehrere formate exportieren.

und @max_payne: bunker in der schweiz kommt nicht in frage, denn die dinger sollen in den raeumlichkeiten des archivs zugaenglich sein. ich brauche also medien, die man im buecherregal aufbewahren kann.

[lordpeng]

bin grade auf ein interessantes opensource produkt namens mailarchiva gestossen, gibts als kostenlose free edition aber auch als kommerzielle enterprise edition (mit duchaus akzeptablem preis)

das teil verfügt über interessante funktionen wie deduplizierung von attachments, volltext indexierung von gängigen dateiformaten, AD/LDAP auth und noch einiges mehr ...

ich werds mal evaluieren, sobald ich mehr zeit hab interessant klingt es auf jedenfall und der preis von knapp 30 euro pro mailbox ist durchaus akzeptabel ...

[jutta]

danke fuer den hinweis - und fuer die erinnerung an meine unerledigten projekte

[jutta]

zum unterschied von anderen professionellen mailarchivierungssystemen ist bei diesem der import bereits vorhandener mails vorgesehen:

MailArchiva archives emails from the point at which the server is deployed. If there is a need to archive older (pre-deployment) emails, they need to be imported separately into the system. The MailArchiva server has inbuilt facilities for importing messages from .EML (RFC2822) format, MBOX format, PST format, and direct import from MS Exchange.

http://help.mailarchiva.com/#enterprise-email-migration

bei den punkten, die mich am meisten interessieren, verraten sie im hilfetext keine details

The Export Data button provides options for exporting data to popular file formats. The purposes of this options is to facilitate the export of data to external systems.

wobei das ganze fuer mich wahrscheinlich vor allem eine fingeruebung waere. ich muss ja zuerst die vorhandenen (zigtausend) mails aus the bat exportieren, damit ich sie in mailarchiva importieren kann, um sie dann wieder ins gewuenschte format zu exportieren, da ich den archivbetreibern den betrieb und die wartung des servers nicht zumuten kann. und: ich wuerde jedenfalls die enterprise version brauchen, wenn ich mir das so ansehe: https://www.mailarchiva.com/enterprisef ... reeedition